Mit 4 Milliarden Nutzern ist E-Mail der meistgenutzte Kommunikationskanal und damit zugleich am stärksten von unerwünschter Werbung und Viren betroffen (Quelle: Monde du mail). Die Mailanbieter müssen sich daher auf zahlreiche Kriterien verlassen, um E-Mails zu unterscheiden, die im Posteingang landen, von denen, die im Spam-Ordner enden.

Einer der wichtigsten Faktoren dabei ist Ihre eigene Domain und deren Reputation. 

Wir haben Béranger Mercier, unseren Zustellbarkeitsmanager, gebeten, zu erklären, wie Sie eine eigene Domain fürs E-Mail-Marketing verknüpfen. Doch schauen wir uns zunächst an, warum das wichtig ist.

Warum eine saubere Konfiguration Ihrer Domain so wichtig ist

Spamfilter überwinden

Die Zustellbarkeit einer E-Mail bedeutet, dass die gesendete E-Mail im Posteingang des Empfängers landet. Gerade jetzt, wo immer mehr Nachrichten im Spam landen, ist das entscheidend. Dieser Trend nimmt seit Jahren zu und hat sich durch die DSGVO-Einführung 2018 noch beschleunigt.

E-Mail-Anbieter achten verstärkt auf den Schutz der Privatsphäre ihrer Nutzer. Gmail, Orange und Yahoo setzen alle auf automatische Spamfilter.

Kostenlose Adressen dieser Anbieter landen schnell im Spam, wenn sie für automatisierte Mailings genutzt werden. Eine @gmail.com– oder @yahoo.fr-Adresse für Ihren Newsletter zu verwenden und so Seriosität zu vermitteln, ist daher keine gute Idee.

Am besten nutzen Sie Ihre eigene Domain für Ihre professionelle Absenderadresse (contact@unternehmensname.com, hello@onlineshop.com, kommunikation@markenname.de, usw.). 

Glaubwürdigkeit bei Ihren Kund:innen

Spamfilter allein reichen nicht aus. Es gibt ein weiteres Risiko: Von Ihren eigenen Empfängern kann Ihre E-Mail manuell als Spam markiert werden. 43 % der Nutzer ordnen eine Mail allein nach der Absenderadresse als Spam ein (Quelle: Plézi).

Beispiel für eine Adresse, die schnell als Spam gemeldet werden kann

Manuelle Spam-Markierungen führen meist zu automatischem Spam. Ab einer bestimmten Anzahl gehen die Anbieter davon aus, dass Ihre Nachrichten wirklich unerwünscht sind.

Ihre Nachrichten können dann für alle Ihre Empfänger blockiert werden.

Besonders strenge Anbieter reagieren ab einer Spamquote von etwa 0,1 %. Diese Information kann sogar bis zu den Versandservern gelangen.

Spamrate = (Anzahl als Spam markierter E-Mails / versandte E-Mails) x 100

Mit einer adress- und domainbezogenen Absenderadresse zeigen Sie Ihren Kontakten, dass Sie tatsächlich der Urheber sind. Neben einem seriöseren Eindruck gewinnen Sie dadurch auch an Glaubwürdigkeit.

Bauen Sie sich einen guten Ruf auf

Zwischen Spamfiltern und Empfängerskepsis ist der Weg in den Posteingang oft schwer – doch mit gutem Ruf ist das halb so schlimm.

 Konzentrieren Sie sich von Anfang an auf bewährte Methoden – und halten Sie diese auch langfristig bei. Das fängt damit an, Ihre Domain mit dem Versand zu verknüpfen, denn damit sichern Sie sich Zugang zu den zuverlässigsten Versand-IP-Adressen.

Wir haben geklärt, warum die Domain-Verknüpfung so entscheidend für Ihre Zustellrate ist. Nun zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Best Practice richtig umsetzen.

Wie richten Sie Ihre eigene Domain ein?

Die Domain-Verifizierung

Das ist Pflicht. Sie werden aufgefordert, die Domain zu verifizieren, die für den Versand genutzt werden soll (z. B. onlineshop.com), um zu bestätigen, dass sie existiert und Ihnen gehört.

Außerdem wird empfohlen, dass auch die E-Mail-Adresse tatsächlich existiert (z. B. kontakt@onlineshop.com) und ein Postfach hinterlegt ist, um eventuelle Rückläufer empfangen zu können.

Denken Sie ebenfalls daran, einen stimmigen Absendernamen zu wählen und diesen für jede Aussendung beizubehalten:

• „Onlineshop-Name“, wenn Sie E-Mails von kontakt@onlineshop.com versenden
• „Louise von Markenname“ für eine Adresse wie louise@markenname.de

Authentifizierung

Identitätsdiebstahl (Spoofing) ist eine gängige Masche von Spammern, um an sensible Daten zu kommen. Manche Mailserver verlangen daher die Einrichtung des DKIM-Standards, um Missbrauch zu verhindern und eingehende E-Mails zu prüfen.

Diese Authentifizierung ermöglicht es, Ihre E-Mails digital mit Ihrer Domain zu signieren und zu bestätigen, dass sie während der Übertragung nicht verändert wurden.

Durch DKIM wird im Header jeder E-Mail eine verschlüsselte Signatur angezeigt. Empfangende Server benutzen DKIM, um die Authentizität und Unversehrtheit der Mail zu prüfen. 

E-Mails, die über eine nicht authentifizierte Domain gesendet werden, landen wahrscheinlich im Spam- oder Junk-Ordner.

Domain Alignment

Beim Versand einer E-Mail kommen verschiedene Domains zum Einsatz:

– Die Domain der Absenderadresse (Ihre Domain) 

– Die Rücklaufdomain für Bounces 

– Die Domain der Tracking-Links 

Um die Zustellbarkeit maximal zu optimieren, empfehlen wir, diese drei Domains zu vereinheitlichen, indem Sie dieselbe Hauptdomain verwenden. Das erhöht Ihre Wertschätzung in den Prüfsystemen. Sie können aber auch eine Subdomain einsetzen, wenn Sie möchten. 

Fazit

Diese technischen Einstellungen helfen Ihnen, alle technischen Best Practices im E-Mail-Marketing einzuhalten.

So erhöhen Sie Ihre Chancen, im Posteingang Ihrer Empfänger zu landen – aber Ihre Online-Reputation hängt nicht allein davon ab.

Denken Sie auch daran, andere wichtige Faktoren zu überwachen, etwa Versandhäufigkeit, Newsletter-Inhalte oder das Thema Spamtraps in Ihren Verteilerlisten.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel „Spamtraps – Die größte Gefahr für Ihre Zustellbarkeit“

Über den Autor

Als Zustellbarkeitsmanager bei ShopiMind verfügt Béranger über einen Webhintergrund. Er hat als E-Mail-Entwickler begonnen und sich schnell auf das Thema Zustellbarkeit spezialisiert.

Seit über 8 Jahren baut er seine Expertise aus und analysiert fortlaufend alle Regeln der E-Mail-Filterung im Marketing.

Seine zwei Hauptaufgaben: Sie in Best Practices für E-Mail-Marketing zu beraten und die technische Infrastruktur zu optimieren – damit Ihre Nachrichten immer zuverlässig zugestellt werden.